Fullständig Integritetspolicy

1. ALLMÄNT

1.1 Storebrand Fastigheter AB, org.nr. 556801-1802 (”Storebrand”) förvaltar fastighetsbolaget SPP Fastigheter AB (publ), org.nr. 556745-7428 (”SPPF”) och de fastighetstransaktioner och den lägenhetsuthyrning som sker i SPPF och dess dotterbolag. Storebrand respekterar och värnar alltid om din personliga integritet. Vi vill att du ska känna dig trygg när du ingår hyres-, servitut eller andra avtal med oss och när vi behandlar personuppgifter om dig.

1.2 Denna Integritetspolicy gäller dig som är hyresgäst hos SPPF, representerar en hyresgäst eller är kontaktperson hos en leverantör, samarbetspartner, investerare eller myndighet m.m samt dig som har firmateckningsrätt för en avtalspart eller liknande till oss.

1.3 Vi vill med denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter hanteras i enlighet med tillämplig lagstiftning.

2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH DATASKYDDSOMBUD

2.1 Storebrand förvaltar fastighetsbolaget SPPF och är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker vid uthyrning av lägenheter via SPPF och dess dotterbolag även när dessa bolag står som hyresvärd. Storebrand ansvarar därför för att användningen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du finner kontaktuppgifter till oss längst ned i denna Integritetspolicy.

2.2 Vi har utsett Kristina Vedung till dataskyddsombud (”Dataskyddsombudet”). Dataskyddsombudet har bland annat till uppgift att övervaka att vår användning av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter är dataskyddsombud@spp.se.

3. VÅR ANVÄNDNING AV DINA PERSONUPPGIFTER

3.1 Vi på Storebrand använder dina personuppgifter för att på bästa sätt kunna ingå avtal eller fullgöra våra åtaganden med dig eller det företag du representerar. Beroende på vem du är kan vi använda dina personuppgifter för följande syften:

- Administration, ingående och fullgörande av avtal med dig samt i syfte att tillvarata våra rättsliga intressen,
- Marknadsföring, inklusive kundanpassad direktreklam,
- Metod- och affärsutveckling såsom kundnöjdhetsundersökningar,
- Administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering etc.
- Fullgöra våra rättsliga skyldigheter samt förebygga och beivra brott

I nedanstående tabeller får du mer information om bl.a. varför vi använder dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi sparar för att uppnå de ändamålen och hur länge vi sparar dina personuppgifter.

Kategorier av registrerade:

Hyresgäster, kontaktpersoner för hyresgäster, leverantörer, samarbetspartners eller investerare samt firmatecknare.

Syfte: Administration, ingående och fullgörande av avtal samt i syfte att tillvarata våra rättsliga intressen vid en tvist

Personuppgifter:

Kontaktuppgifter såsom namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress.

Betalningsuppgifter såsom betalningshistorik, betalinformation och eventuella förseningar.

Känsliga personuppgifter såsom handikappanpassning och andra hälsouppgifter.

Vad vi gör: Vi använder dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra lokaler och lägenheter samt administrera och anpassa vårt avtalsförhållande med dig som hyresgäst. Vi kan även behandla uppgifter om dig i syfte att uppnå kundkännedom om motpart samt om du är kontaktperson hos en av våra leverantörer, samarbetspartners eller investerare. Om det uppstår en tvist, t.ex. om betalning, har vi rätt att använda dina uppgifter i syfte att fastställa, försvara eller göra gällande det rättsliga anspråket.

Laglig grund: Fullgörande av avtal. Om det uppstår en tvist eller om det behövs för att uppnå kundkännedom om motpart har vi rätt att använda dina uppgifter med stöd av en intresse-avvägning.

Lagringstid: Uppgifter som avser hyresförhållandet, såsom hyresavisering sparas under hela avtalsförhållandet och upp till 10 år från det att avtalet sades upp. Entreprenad-avtal lagras så länge SPPF äger det aktuella bolaget. Aktieöverlåtelseavtal lagras för alltid. Uppgifterna får sparas längre om de behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande ett rättsligt anspråk, t.ex. vid tvist om betalning.

  Dina rättigheter: Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning. Se avsnitt 9 om du vill läsa mer om vilka rättigheter du har.


Kategorier av registrerade:

Hyresgäster, kontaktpersoner för hyresgäster, leverantörer, samarbetspartners eller investerare.

Syfte: Marknadsföring, inklusive direktreklam

Personuppgifter:

Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer, postadress och e-postadress.

Arbetsrelaterad information såsom yrkestitel och i vissa fall specialkost och allergier.

Vad vi gör: Vi använder dina personuppgifter inom ramen för vår marknadsföring, exempelvis genom att tillhandahålla dig inbjudningar till företagsevent som vi eller SPP Pension & Försäkring AB (publ), SPP Fonder AB eller andra bolag inom SPP-koncernen anordnar, samt i syfte att skicka direktreklam och information som inte är kundanpassad om SPPF och SPP Pension & Försäkring AB (publ) erbjudanden, tjänster, nyheter och tävlingar till dig

Om du anmäler önskemål om specialkost pga. allergier eller andra hälsoskäl i samband med att vi anordnar ett företagsevent anser vi att du har samtyckt till att vi sparar den informationen tills eventet har genomförts.

Laglig grund: Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att skicka allmän och segmenterad marknadsföring till dig överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.

Lagringstid: Lagringstid: För dig som har en avtalsrelation med oss: Uppgifterna sparas och används under hela avtalsförhållandet och upp till 12 månader efter avslutat avtals-förhållande. Det förutsätter förstås att du inte motsatt dig direktmarknadsföring under den tiden. För dig som är kontaktperson hos företag har vi dock rätt att kontakta dig i marknadsföringssyfte så länge du inte motsätter dig direktmarknads-föring.

För dig som ännu inte har en avtalsrelation med oss: Vi har rätt att behålla dina uppgifter i syfte att skicka marknadsföring till dig under 3 månader från det att vi fick dina kontaktuppgifter. Det förutsätter förstås att du inte motsatt dig direktmarknadsföring. För dig som är kontakt-person hos företag har vi dock rätt att kontakta dig i marknadsförings-syfte så länge du inte motsätter dig direkt-marknadsföring.

Uppgifter om specialkost pga. allergier eller andra hälsokäl sparar vi bara så länge det behövs för att genomföra eventet du anmält dig till.

  Dina rättigheter: Du har alltid rätt att kräva att vi slutar att använda dina personuppgifter för direktmarknadsföring. Du har också alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke när vi behöver ditt samtycke för att få använda dina personuppgifter. Om du återkallar ditt samtycke kommer du inte längre att få ta del av information och erbjudanden som är särskilt anpassade för dig. Se avsnitt 9 för att få mer information om dina rättigheter


Kategorier av registrerade:

Hyresgäster, kontaktpersoner för hyresgäster, leverantörer, samarbetspartners eller investerare samt firmatecknare.

Syfte: Administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering etc.

Personuppgifter:

Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer, postadress och e-postadress.

Betalningsuppgifter såsom betalningshistorik, betalinformation och eventuella förseningar.

Känsliga personuppgifter såsom handikappanpassning och andra hälsouppgifter.

Vad vi gör: Om Storebrand eller SPPF ska omstruktureras, t.ex. delas upp i flera olika verksamheter, eller om en utomstående part önskar förvärva SPPF, Storebrand eller vår kunddatabas kommer Storebrand att lämna ut dina och andra kunders personuppgifter till det övertagande bolaget. Det bolaget kommer i sådana fall att fortsätta att använda dina personuppgifter för samma syften som de vi angett i denna integritetspolicy om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

Vad vi gör: Om SPPF säljer en fastighet där du eller den du representerar är hyresgäst inom ramen för sin vanliga verksamhet kommer Storebrand att lämna ut dina och andra kunders personuppgifter till det övertagande bolaget. Det bolaget kommer i sådana fall att fortsätta att använda dina personuppgifter för samma syften som de vi angett i denna integritetspolicy om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

Laglig grund: Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att möjliggöra en förvärvs- eller omstrukturerings-process överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Det förutsätter dock att det övertagande bolaget bedriver liknande verksamhet som Storebrand.

Laglig grund: Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att möjliggöra en förvärvsprocess överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Det förutsätter dock att det övertagande bolaget bedriver liknande verksamhet som Storebrand.

Lagringstid: Om Storebrand eller SPPF upphör att existera, t.ex. genom en fusion, likvidation eller konkurs, eller om Storebrand:s kunddatabas överlåts till ett övertagande bolag kommer dina personuppgifter raderas så länge de inte behöver sparas för att uppfylla lagkrav.

Om SPPF eller Storebrand förvärvas av ett övertagande bolag eller delas upp i samband med en omstrukturering kommer dina personuppgifter att fortsätta sparas och användas av det övertagande bolaget enligt villkoren i denna integritetspolicy, om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

Lagringstid: Om SPPF säljer en fastighet kommer dina personuppgifter att fortsätta sparas och användas av det övertagande bolaget enligt villkoren i denna integritetspolicy, om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

  Dina rättigheter: Du har rätt att invända mot att vi använder dina personuppgifter när vi stödjer oss på en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta använda personuppgifterna om det finns viktiga skäl till det som väger tyngre än dina intressen. Se avsnitt 9 för att få information om dina rättigheter.


Kategorier av registrerade:

Hyresgäster, kontaktpersoner för hyresgäster, leverantörer, samarbetspartners eller investerare samt firmatecknare.

Syfte: Fullgöra våra rättsliga skyldigheter samt förebygga och beivra brott

Personuppgifter:

Avtalrelaterad information, såsom uppgifter i hyresavier, betalningshistorik och eventuella förseningar

Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer, postadress och e-postadress.

Vad vi gör: Vi använder dina personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, bl.a. enligt bokförings-lagens krav och skattelagstiftning. För kontaktpersoner eller anställda hos entreprenörer använder vi dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser under projektets genomförande, såsom att exempelvis föra liggare.

Vi kommer också att lämna ut uppgifter om dig om vi får en begäran från åklagare eller polis.

Laglig grund: Rättslig skyldighet

Allmänt intresse, i syfte att förebygga eller beivra brott

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter så länge det krävs enligt lag.

För bokföringslagen gäller att personuppgifter får sparas i upp till 10 år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret till vilken informationen hörde avslutades. Personalliggare sparas i 3 år.

  Dina rättigheter: Se avsnitt 9 för att få mer information om dina rättigheter.

4. VARIFRÅN KOMMER DINA PERSONUPPGIFTER

4.1 De personuppgifter vi använder om dig kommer från olika källor. Utöver att inhämta uppgifter från dig i samband med tecknandet av hyres- eller andra avtal hämtar vi även personuppgifter om dig från offentliga register, samarbetspartners och myndigheter i den utsträckning vi behöver kunna verifiera din identitet, betalningsförmåga eller firmateckningsrätt. Exempel på sådana källor är UC (om du är företrädare för en hyresgäst eller verklig huvudman) och de vi samarbetar med för att tillhandahålla våra tjänster, såsom fakturaadministratörer och fastighetsförvaltare (se mer under avsnitt 7.1). Andra samarbetspartners kan vara värderare, projektledare, mäklare, fastighetskonsulter, reklam- och marknadsföringsbyråer samt tryckerier.

4.2 För att kunna ingå hyres- eller andra avtal med SPPF och för att SPPF ska kunna tillhandahålla dig eller det företag eller organisation som du representerar en lägenhet eller lokal är det ett krav att du lämnar vissa personuppgifter till oss. Om du inte lämnar de uppgifter vi behöver för att driva vår verksamhet kan vi tyvärr inte ingå avtal med dig eller tillhandahålla dig våra lägenheter eller lokaler.

5. AUTOMATISERAT BESLUTSFATTANDE

5.1 Vi använder oss inte av automatiska processer för att fatta beslut som i betydande grad påverkar dig.

6. HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

6.1 Vi sparar bara dina personuppgifter så länge de behövs för de syften vi samlade in uppgifterna för enligt denna Integritetspolicy. När vi inte längre behöver spara dina uppgifter tar vi bort dem ur våra system, databaser och backup-er. I tabellerna ovan under avsnitt 3 kan du se hur länge vi sparar personuppgifter om dig för olika syften.

6.2 Vi kan också behöva spara dina personuppgifter av andra skäl, t.ex. för att följa lagkrav eller för att bevaka våra rättsliga intressen eller något annat viktigt allmänt intresse.

7. VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER TILL?

7.1 Storebrand kan komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom till andra koncernbolag samt till IT-leverantörer, kundundersökningsföretag och företag som vi samarbetar med för att tillhandahålla våra tjänster, såsom fakturaadministratörer och fastighetsförvaltare. Fakturaadministration hanteras för närvarande av Amblin AB och felanmälan hanteras för närvarande av L&T FM AB (lokaler och kommersiella fastigheter) samt CBRE eller Magnolia Bostad (hyresbostäder och bostadshus). Vi kommer även i vissa fall att lämna ut dina uppgifter till vårt koncernbolag SPP Pension & Försäkring AB (publ) när vi ordnar gemensamma event för dig som kontaktperson på ett företag eller en organisation. Vi kan i vissa fall också behöva lämna ut uppgifter på begäran av myndigheter eller till andra parter inom ramen för domstols-, byggnads eller företagsförvärvsprocesser eller liknande. Företagsförvärv eller omstruktureringar kan ske både inom SPP-koncernen eller inom ramen för SPPF:s egen verksamhet.

7.2 Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter.

8. VAR ANVÄNDER VI DINA PERSONUPPGIFTER?

8.1 Storebrand strävar efter att alltid bara behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan vi komma att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES. Detta gäller dock inte dig som är hyr våra lägenheter eller lokaler.Om personuppgifter överförs till något sådant land kommer vi att se till att personuppgifterna fortsätter att vara skyddade och att överföringen sker på ett lagligt sätt.

8.2 Vi överför dina personuppgifter till vår IT-leverantör i Indien. Vid överföringar till Indien använder vi oss av EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES. Du finner dessa här: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm. Det innebär att du kan lita på att dina personuppgifter skyddas på ett motsvarande sätt som inom EU/EES.

9. DINA RÄTTIGHETER

9.1 Vårt ansvar för dina rättigheter

9.1.1 Storebrand ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter används i enlighet med lag och att dina rättigheter får genomslag. Du kan när som helst kontakta oss om du vill använda dig av dina rättigheter. Du finner våra kontaktuppgifter längst ner i denna Integritetspolicy.

9.1.2 Storebrand är skyldig att besvara din begäran om att utöva dina rättigheter inom en månad från att du hörde av dig. Om din begäran är komplicerad eller om det har kommit in ett stort antal har vi rätt att förlänga tiden med två månader till. Om vi anser att vi inte kan göra det du vill att vi ska göra är vi skyldiga att senast inom en månad från det att vi tog emot din begäran meddela dig varför vi inte kan göra det du vill att vi ska göra och informera dig om att du har rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.

9.1.3 All information, kommunikation och samtliga åtgärder som vi genomför är kostnadsfria för dig. Om det du begär med anledning av dina rättigheter däremot är uppenbart ogrundat eller orimligt har vi rätt att ta ut en administrativ avgift för att ge dig informationen eller genomföra efterfrågad åtgärd, eller vägra att tillmötesgå din begäran.

9.2 Din rätt till tillgång, rättelse, radering och begränsning

9.2.1 Du har rätt att av Storebrand begära

  1. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att kostnadsfritt få en kopia av de personuppgifter som vi använder. För eventuella ytterligare kopior har vi rätt att ta ut en administrationsavgift. Om du gör en begäran i elektroniskt format, t.ex. via e-post, kommer vi att ge dig informationen i ett allmänt använt elektroniskt format.
  2. Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du har även rätt att komplettera med ytterligare uppgifter om något relevant saknas.
  3. Radering av dina personuppgifter. Du har (från och med den 25 maj 2018) rätt att begära att vi tar bort dina personuppgifter om det inte längre finns ett godtagbart skäl till att vi använder dem. Radering ska därför ske om:
    1. personuppgifterna inte längre behövs för det syfte vi samlade in dem,
    2. vi använder dina uppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta,
    3. du invänder mot vår användning av dina uppgifter som sker efter en intresseavvägning och vi inte har viktiga intressen som väger tyngre än dina intressen och rättigheter,
    4. vi har använt personuppgifterna på ett otillåtet sätt,
    5. vi har en rättslig skyldighet att radera personuppgifterna, eller
    6. du är barn och vi har samlat in personuppgifterna i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster.

    Det kan dock finnas krav i lag eller andra starkt vägande skäl som gör att vi inte omedelbart kan radera dina personuppgifter. Vi kommer då att sluta använda dina personuppgifter för andra syften än att följa lagstiftningen eller som inte är nödvändig av något annat starkt vägande skäl.

  4. Begränsning av användning. Det innebär att vi tillfälligt begränsar användningen av dina uppgifter. Du har (från och med den 25 maj 2018) rätt att begära begränsning när:
    1. du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 9.2.1 b), under tiden vi utreder uppgifternas korrekthet,
    2. användningen är olaglig och du inte vill att uppgifterna raderas,
    3. vi som personuppgiftsansvariga inte längre behöver personuppgifterna för våra syften med användningen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, eller
    4. du har invänt mot användning enligt punkt 9.3.1, i väntan på kontroll om våra viktiga intressen väger tyngre än dina.

9.2.2 Vi på Storebrand kommer (från och med den 25 maj 2018) att vidta alla rimliga åtgärder vi kan för att underrätta alla som tagit emot personuppgifter enligt avsnitt 7 ovan om vi rättat, raderat eller begränsat åtkomsten till dina personuppgifter efter att du begärt att vi ska göra det. På din begäran kommer vi att informera dig om vilka vi lämnat ut personuppgifter till.

9.3 Din rätt att invända mot användning

9.3.1 Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning eller av allmänt intresse (se avsnitt 3 ovan). Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om vi har viktiga skäl till att fortsätta användningen som väger tyngre än dina intressen.

9.3.2 Om du inte vill att Storebrand använder dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan användning genom att höra av dig till oss. När vi har mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att använda personuppgifterna i detta marknadsföringssyfte.

9.4 Din rätt att återkalla samtycke

9.4.1 För den användning där vi använder ditt samtycke som laglig grund (se avsnitt 3 ovan) kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss. Du finner våra kontaktuppgifter längst ned i denna Integritetspolicy. Om du återkallar ditt samtycke är det möjligt att du inte kan använda våra produkter och tjänster på avsett sätt.

9.5 Din rätt till dataportabilitet

9.6 Du har (från och med den 25 maj 2018) rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att få ut en del av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Du har endast rätt till dataportabilitet när användningen av dina personuppgifter är automatiserad och vi grundar vår användning på ditt samtycke eller på ett avtal mellan dig och oss.

9.7 Din rätt att klaga till tillsynsmyndighet

9.8 Du har rätt att inge eventuella klagomål på vår användning av dina personuppgifter till Datainspektionen.

10. VI SKYDDAR DINA PERSONUPPGIFTER

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Storebrand har därför vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Om det inträffar säkerhetsincidenter som kan påverka dig eller dina personuppgifter på ett mer betydande sätt, t.ex. när det finns en risk för bedrägeri eller identitetsstöld, kommer vi att höra av oss till dig och berätta vad du kan göra för att minska risken.

11. COOKIES

Vi på Storebrand använder cookies på vår webbplats och i våra tjänster för att förbättra din upplevelse hos oss. Vi använder cookies bland annat för att förenkla och anpassa våra webb- och apptjänster. I vår cookie-policy förklarar vi närmare hur vi använder cookies och vilka val du kan göra för våra cookies. Du hittar policyn här.

12. FÖRÄNDRINGAR AV DENNA INTEGRITETSPOLICY

Storebrand har rätt att när som helst ändra denna Integritetspolicy. När vi gör ändringar som inte enbart är språkliga eller redaktionella kommer du att få tydlig information om ändringarna och vad de innebär för dig innan de börjar gälla. Om vi behöver ditt samtycke för att kunna fullgöra våra åtaganden mot dig och du inte godtar de ändrade villkoren har du rätt att säga upp avtalet med oss innan villkoren träder ikraft.

13. KONTAKTINFORMATION

Tveka inte att kontakta oss på Storebrand om du har några frågor om denna Integritetspolicy, vår användning av dina personuppgifter eller om du vill använda dig av dina rättigheter.

Storebrand Fastigheter AB, org.nr. 556801-1802
 
Adress: 105 39 Stockholm
E-post: dataskyddsombud@spp.se
Telefon: 08-451 70 00
Webbplats: http://www.storebrandfastigheter.se/